Sicherstellung der Informationspflichten zum Datenschutz (Art. 12-23 DSGVO)

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Als verantwortliche Stelle im Sinne der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ist die Lebenshilfe Esslingen e.V. für die Einhaltung aller Maßnahmen zum Datenschutz an allen zugehörigen Stellen rechenschaftspflichtig. Zur Sicherstellung des Datenschutzes gehören auch Informationen an Betreute, Sorgeberechtige, Mitglieder und Förderer sowie an alle Mitarbeitenden über die Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechend der neuen Gesetzgebung zum Datenschutz (Art. 12-23 DSGVO).

Verantwortliche Stelle

Lebenshilfe Esslingen e.V.
Bahnhofstr. 29, 73728 Esslingen
Tel.: 0711-937 888 -0
Fax: 0711-937 888 -150
vertreten durch Elke Willi und Martin Wirthensohn

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Klientendaten erfolgt zur Sicherstellung sozialer Dienste

• Sicherstellung sozialer Dienstleistungen in Bereichen der Eingliederungshilfe, der Offenen Hilfen, der Familienentlastenden Dienste, der Schulbegleitung, der Nachmittagsbetreuung, im ambulanten und stationärem Wohnen
• Klientenverwaltung, zur internen Organisation zur Leistungserbringung, zur Leistungsabrechnung und zur sozialpädagogischen Dokumentation
• erforderliche Datenverarbeitung zur Sicherstellung der sozialen Leistungserbringung

Verarbeitung zur Mitgliederverwaltung

• zur rechtskonformen Führung unseres Lebenshilfe Vereins entsprechend unserer Satzung
• zur Mitgliederverwaltung und zum Beitrags- und Spendenwesen
• zur Sicherstellung der Gemeinnützigkeit

Verarbeitung im Personalwesen

• zur Organisation der Personalverwaltung incl. Bewerbermanagement, Zeitmanagement, Überweisung und Zahlungsverkehr, Wissensmanagement (Qualifikation und Fortbildungen)
• zur Dokumentation pädagogischer Dienstleistungen, Berichts- und Dokumentationswesen (Handzeichen, Einsatzplanung)
• mit Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Login-Daten, Social-Media-Daten, erweitertes Führungszeugnis, E-Mail-Adressen, Cookie-Kennzeichen)

IT und EDV

• die Lebenshilfe setzt aktuelle Software zur Mitgliederverwaltung, Leistungsabrechnung, Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und Rechnungswesen sowie zur Personenverwaltung ein. Dabei werden auch Partner über Verträge und Auftragsvereinbarungen (Art. 28 DSGVO) eingebunden

Rechtliche Zulässigkeit der Datenverarbeitung

Die Zulässigkeiten der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben:

• die Rechtsgrundlage für die Erhebung von personenbezogenen Daten bestehen durch Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO, zur Erfüllung eines Vertrages und zur rechtlichen Verpflichtung als sozialer Dienstleister. Eine Einwilligungserklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. a , 7 DSGVO) wird für eine Verarbeitung außervertraglicher Leistungen und für besondere Verarbeitungssituationen genutzt (Rechte am Bild, Sepa-Lastschrift)
• weitere Datenschutzregelungen ergeben sich aus
  - dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  - aus dem Sozialgesetzbuch SGB X als „Leistungserbringer durch Dritte“ (§ 78 SGB X)
• für unsere sozialen Dienstleistungen zur
  - Sicherstellung der Aufgaben zur Eingliederungshilfe aus dem SGB VIII, IX und XII
• für die Mitgliederverwaltung entsprechend Vereinsrecht im BGB
• aus dem Arbeitsrecht zur Sicherstellung von Arbeits- und Beschäftigungsverhältnissen

Übermittlung personenbezogener Daten

• eine Übermittlung von Klientendaten erfolgt
  - soweit erforderlich und rechtlich zulässig an jeweils zuständige soziale Leistungsträger (Landratsamt und andere soziale Leistungsträger)
  - mit Meldungen an die jeweils zuständige Aufsicht (z.B. Heimaufsicht) zur Qualitätssicherung
• eine Übermittlung von Mitgliederdaten erfolgt
  - mit Adressdaten an den Bundesverband der Lebenshilfe zum Zweck der Zusendung der „Lebenshilfe Zeitung“ an Mitglieder
  - ohne Namensnennung an den Landesverband der Lebenshilfe zur Beitragsermittlung
• eine Übermittlung von Personaldaten erfolgt
  - zur Sicherstellung einer Beschäftigung an Steuer- und Finanzbehörden, Krankenkassen, Sozialleistungsträger, Banken
  - zu Dokumentationspflichten in Zusammenhang des Berichtswesens sozialer Dienstleistungen

Löschung von Daten

• Klientendaten werden entsprechend den aktuell geltenden Empfehlungen der Sozialhilferichtlinien aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre nach Beendigung der Maßnahme) gelöscht.
• Personenbezogene Beschäftigtendaten, Mitgliederdaten und Daten von Spendern und Förderern werden entsprechend der Anforderungen der GOB aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) gelöscht
• Ein Anspruch auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung kann insoweit bestehen, als nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen

Recht auf Einsicht

• Jeder Betroffene hat einen Anspruch auf Einsicht in seine persönlichen Daten und auf die Richtigkeit der Angaben
• Es besteht ein Recht der Akteneinsicht in die eigene Akte

Beschwerderecht

• Ein Beschwerderecht besteht gegenüber Vorgesetzten, zu Angelegenheiten im Datenschutz gegenüber dem benannten Datenschutzbeauftragten oder der für die Organisation zuständige Aufsichtsbehörde:
  Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart,
  Tel.: 0711/615541-0, FAX: 0711/615541-15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Als Datenschutzbeauftragter ist Herr Gerfried Riekewolt, Höfle 2, 73087 Bad Boll benannt, erreichbar per Mail (tsoriekewolt.de) oder telefonisch unter 07164 130118.

Stand: 30.12.2022